Registrul de încasări și plăți pentru PFA: cum îl completezi (+ model Excel)

Cine trebuie să țină registrul

Legea contabilității (Legea nr. 82/1991, art. 1 alin. 5) obligă persoanele fizice cu venituri în sistem real să țină contabilitate în partidă simplă. Regulile sunt în Ordinul MFP nr. 170/2015, iar registrul se numește oficial «Registrul-jurnal de încasări și plăți» (cod 14-1-1/b).

Nu știi încă ce sistem să alegi? Diferența de taxe e mare la venituri mici — vezi exemplele din ghidul «Cod CAEN 8559 pentru meditații».

Ce coloane are și cum se completează

Modelul oficial are opt coloane: Nr. crt., Data operațiunii, Documentul (fel, număr), Explicații, apoi Încasări și Plăți, fiecare împărțită în numerar și bancă. Regulile din OMFP 170/2015:

• Un rând pentru fiecare operațiune, pe baza unui document justificativ — extras de cont, factură, bon fiscal, chitanță.
• În ordine cronologică, după data operațiunii.
• Totaluri lunare pe fiecare coloană de sume.
• Fără ștersături și fără rânduri libere. Greșeala se taie cu o linie, iar deasupra se scrie suma corectă, cu semnătură și dată.
• Sumele în valută (de exemplu, un elev care plătește în euro) se trec în lei, la cursul BNR din ziua bancară anterioară, iar suma în valută se notează la explicații.

Modelul nu are coloană de sold — nu e obligatoriu să calculezi soldul, deși te ajută să verifici dacă totul se potrivește cu extrasul de cont.

Model de registru pentru Excel și print

Coloanele oficiale, cu exemple de rânduri pentru un meditator. Descarcă fișierul pentru Excel sau Google Sheets ori printează pagini goale:

Registrul se poate ține pe calculator. În acest caz se printează anual (sau la cererea organelor de control), cu paginile numerotate, și se arhivează împreună cu documentele. Nu trebuie înregistrat sau ștampilat la ANAF.

Ce treci la încasări și ce la plăți

Cheltuieli deductibile pentru un meditator

O cheltuială se scade din venit dacă e făcută pentru activitate, e justificată cu documente și e plătită în anul respectiv (Codul fiscal, art. 68). Pentru meditații, de obicei:

• culegeri, cărți, manuale, rechizite și materiale didactice;
• chiria spațiului în care ții lecțiile;
• internet, telefon, energie — doar partea folosită pentru activitate, dacă lucrezi de acasă (legea nu fixează un procent; trebuie să-l poți justifica);
• abonamente la platforme de videoconferință și aplicații pentru lecții;
• cursuri de formare și perfecționare;
• publicitate: anunțuri plătite, promovare;
• comisioane bancare.

Laptop sau tabletă: un bun sub 5 000 de lei se trece, de regulă, direct pe cheltuieli. Peste acest prag devine mijloc fix, se amortizează în timp și se trece în Registrul-inventar. Pragul s-a schimbat recent — verifică valoarea în vigoare în Codul fiscal.

Nu sunt deductibile: cheltuielile personale sau ale familiei, impozitul pe venit, amenzile, donațiile, ratele la credite.

De la registru la declarația unică

Venitul pentru declarația unică nu se calculează pur și simplu ca «total încasări minus total plăți»:

1. Venit brut = încasările din activitate (fără aporturi, credite, despăgubiri).
2. Venit net = venit brut minus cheltuielile deductibile (fără sumele scoase pentru tine, fără impozit, cu amortizarea în loc de prețul bunurilor mari).
3. Venitul net se trece în Registrul de evidență fiscală, iar de acolo în declarația unică, până la 25 mai a anului următor.

Exemplu: încasezi 36 000 de lei de la elevi într-un an și ai cheltuieli deductibile de 3 000 de lei — venitul net e 33 000 de lei. Impozitul și CASS sunt de câte 10% din venitul net; CAS e opțional sub 12 salarii minime. Detalii despre contribuții — în ghidul despre CAEN 8559.

Alte registre și cât le păstrezi

• Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) — bunurile folosite în activitate (de exemplu, laptopul). Se completează la începutul activității, la sfârșitul fiecărui an și la încetarea activității.
• Registrul de evidență fiscală — calculul venitului net anual, completat o dată pe an, până la termenul declarației unice. Poate fi ținut și electronic.
• Păstrare: 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui la care se referă (regula a fost schimbată prin OMF 1447/2023; înainte erau 10 ani).

Pentru lipsa evidenței contabile sau pentru registre ținute greșit, Legea contabilității (art. 41–42) prevede amenzi de la 2 000 la 20 000 de lei.

Chitanță, factură, casă de marcat

Fiecare rând din registru trebuie să aibă la bază un document. Pentru un meditator, cel mai simplu e ca părinții să plătească prin transfer bancar: documentul e extrasul de cont și nu ai nevoie de casă de marcat.

• Dacă ești cadru didactic, meditațiile tale sunt scutite de TVA și nu ești obligat să emiți factură (Codul fiscal, art. 292 alin. 1 lit. h și art. 319 alin. 7). Dacă emiți totuși o factură unei persoane fizice, ea se transmite în RO e-Factura.
• Dacă nu ești cadru didactic, întreabă contabilul dacă trebuie să emiți factură fiecărui părinte.
• Plata cash sau cu cardul: ghidul ANAF pentru meditatori cere casă de marcat (bon fiscal). Se vorbește de o excepție pentru activitățile educative, dar e contestată — nu te baza pe ea fără un contabil.

Rezumat

• PFA în sistem real — registru-jurnal obligatoriu; pe normă de venit — nu.
• Un rând pentru fiecare încasare sau plată, cu document, în ordine cronologică și totaluri lunare.
• Se poate ține în Excel; se printează o dată pe an și se păstrează 5 ani.
• Venitul net pentru declarația unică = încasări din activitate minus cheltuieli deductibile, nu încasări minus toate plățile.
• Plata prin transfer bancar e cea mai simplă: extrasul de cont ține loc de document și nu ai nevoie de casă de marcat.